Los sistemas de gestión documental (o DMS) son aplicaciones web que permiten almacenar todos los documentos de la empresa (facturas, nóminas, pedidos, documentos técnicos, correos electrónicos, vídeos, etc.) en una nube que permite el acceso para su edición y consulta.
Los programas DMS más populares: iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

¿Cómo funcionan?
El software DMS centraliza y organiza sus documentos digitales. Ofrecida en SaaS, sus empleados se conectan a la herramienta desde un navegador web (PC, Smartphone o tableta):

Para consultar los documentos o solicitar derechos de acceso
Para editar documentos
Para compartir
Para enriquecer las bases de datos
Para eliminar elementos
El administrador puede gestionar los derechos de acceso de los colaboradores a la herramienta y a los documentos: sólo lectura, edición, compartir, acceso denegado.
La oferta del editor generalmente incluye un espacio de almacenamiento en la nube. Sin embargo, puede interactuar con su sistema de almacenamiento.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de un software DMS?
Digitalización de documentos
En primer lugar, importe todos los documentos de su empresa:

Carga de documentos escaneados mediante un simple arrastrar y soltar dentro de una carpeta o subcarpeta
Utiliza la tecnología OCR y saca fotos de los documentos en papel desde tu smartphone
Sincronice su software con su correo electrónico
Para simplificar el archivo de documentos en papel, puede conectar el software a su escáner, fotocopiadora o copiadora digital.
El programa se encarga de::

Todos sus documentos: administración, contratos, nóminas, pedidos, facturas de proveedores y clientes, etc.
Todos los formatos: PDF, Word, Excel, Powerpoint, imagen, vídeo, Google Doc, Sharepoint y otros.
Para archivar correctamente sus documentos, debe estructurarlos según una concatenación lógica (autor, proyecto, equipo, función, etc.) y reordenar los documentos dentro de las diferentes carpetas y subcarpetas. Asimismo, podrá encontrarlos introduciendo palabras clave en el motor de búsqueda de la herramienta.La herramienta informática reconoce los documentos con formato similar y los indexa automáticamente. Por ejemplo, las facturas se recogen todas en la carpeta "facturas".

Gestión de documentos en el software
Las siguientes funciones son la base de la gestión del DMS:

Consulta de documentos
Gestión de contenidos en la empresa
Modificaciones simultáneas y compartidas
Compartición nominativa o en grupo
Guardar los datos y el historial de cambios
Añadir comentarios y etiquetas
Algunos documentos necesitan utilizar motores de flujo de trabajo para gestionar las preguntas y los derechos. Por ejemplo:

Una solicitud para ver o descargar un documento sensible
Una solicitud para compartir un documento con una persona interna o externa (cliente, socio)
Una modificación que requiere una aprobación previa: nombres, supresión, archivo electrónico, etc.
etc.

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